Кадровое делопроизводство

Как правильно сделать выбор в пользу того или иного оформления отношений наемного труда?

 Оформление отношений наемного труда возможно путем заключения с работником одного из договоров: трудового или гражданско-правового.

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, где основной обязанностью работника является выполнять определенную трудовую функцию (работать), а основной обязанностью работодателя является выплачивать работнику заработную плату, а также обеспечивать нормальные условия труда. Заключается в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

Отличительной чертой трудового договора является субординация сторон: работник подчиняется работодателю и выполняет его распоряжения. Однако работодатель обязан выполнить много обязанностей в отношении работника, от создания благоприятных условий труда до предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, выплаты пособий и т.д.

Гражданско-правовой договор – соглашение сторон о выполнении за плату той или иной работы. К гражданско-правовым договорам относятся все договоры, заключаемые в соответствии с Гражданским кодексом РФ (см. раздел 3). При использовании наемного труда чаще всего заключаются договоры подряда и возмездного оказания услуг, реже – агентский договор.

Стороны гражданско-правового договора равноправны.

Необходимо правильно оценить организацию труда работника с учетом основных отличий трудового и гражданско-правового договора:

 Чем удобен для работодателя трудовой договор?

• Работник по трудовому договору, обязан подчиняться трудовой дисциплине, т.е. он должен определенное время находиться на своем рабочем месте и выполнять порученную ему руководителем работу.
• За нарушение трудовой дисциплины работник будет нести ответственность, а за неоднократные нарушения он может быть вообще уволен. Фактически под нарушением трудовой дисциплины можно понимать даже разглашение коммерческой тайны.

 Чем удобен для работодателей гражданско-правовой договор?

• Не обременяет работодателя целым рядом обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством
• Имеет налоговые преимущества. С вознаграждения по такому договору не надо платить страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (если только обязанность по их начислению прямо не оговорена условиями договора). Кроме того, на эти вознаграждения не нужно начислять страховые взносы, которые уплачивается в Фонд социального страхования России.

! Подмена работодателем трудовых отношений гражданско-правовыми не только ущемляет права работника, но и может повлечь неблагоприятные последствия для работодателя.

Как оформить отношения с работником, нанятым по договору гражданско-правового характера?

Примерный алгоритм действий при заключении гражданско-правового договора:

1. Составление и подписание договора
2. Только для ИП в случае, если нанятый работник является первым (до этого наемных работников не было вообще): Постановка на учет в качестве страхователя в отделениях Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования.
3. Оплата по договору (осуществляется в зависимости от условий договора: предоплатой, частями, после выполнения работ и т.д.)
4. Исчисление, удержание и перечисление налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет. НДФЛ удерживается из суммы вознаграждения. Перечисление НДФЛ осуществляется в день выплаты вознаграждения по ставке 13%.
5. Начисление и уплата страховых взносов в Пенсионный фонд России (до 15 числа каждого месяца)
6. Начисление и уплата взносов в Фонд социального страхования. Осуществляется до 15 числа каждого месяца.
7. Подписание акта выполненных работ (оказанных услуг)
8. Подача квартального отчета в Фонд социального страхования (до 15 числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала)
9. Подача квартального отчета в ПФ (до 1 числа следующего  месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала)
10. Подача декларации по НДФЛ (до 30 апреля года, следующего за отчетным), подача сведений СЗВ-4 в Пенсионный фонд России (до 1 марта года, следующего за отчетным за год, до 1 августа за 1 полугодие, до 1 февраля за 2 полугодие) (действует на 2010 год).

! При заключении договора гражданско-правового характера не издаются приказы о приеме на работу и увольнении, не заполняется личная карточка работника, не оформляется трудовая книжка.

Такой работник не имеет права на оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам, получение пособий в связи с временной нетрудоспособностью.

Как оформить отношения с работником, принятым на работу по трудовому договору?

 Примерный алгоритм действий по оформлению (от приема на работу до увольнения):

1. Ознакомление потенциального работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами (правила охраны труда, приказы, имеющие особое значение)
2. Заключение трудового договора
3. Издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника под роспись
4. Внесение записи в трудовую книжку работника
5. Заполнение личной карточки работника (форма Т-2)
6. Только для ИП в случае, если нанятый работник является первым (до этого наемных работников не было вообще): Постановка на учет в качестве страхователя в отделениях Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования
7. Уведомление органов воинского учета о приеме работника на работу (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней с момента принятия работника на работу
8. Начисление и выплата заработной платы не реже 2 раз в месяц
9. Исчисление, удержание и перечисление налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в бюджет. НДФЛ удерживается из суммы вознаграждения. Перечисление НДФЛ осуществляется в день выплаты вознаграждения по ставке 13%.
10. Начисление и уплата страховых взносов в Пенсионный фонд России (до 15 числа каждого месяца)
11. Начисление и уплата взносов в Фонд социального страхования. Осуществляется до 15 числа каждого месяца.
12. Издание приказа об увольнении работника и ознакомление с ним работника под роспись
13. Внесение записи в трудовую книжку работника, ознакомление работника с записью под роспись
14. Начисление и выплата заработной платы за отработанное время и компенсации за неиспользованный отпуск (окончательный расчет)
15. Вручение работнику трудовой книжки под роспись и по желанию работника выдача копий документов, связанных с увольнением
16. Уведомление органов воинского учета об увольнении работника (для военнообязанных лиц) в течение 14 дней со дня увольнения
17. Подача декларации по НДФЛ (до 30 апреля года, следующего за отчетным), подача сведений СЗВ-4 в Пенсионный фонд России (до 1 марта года, следующего за отчетным за год, до 1 августа за 1 полугодие, до 1 февраля за 2 полугодие), квартального отчета в Фонд социального страхования до 15 числа, следующего за отчетным кварталом).

! Здесь перечислены только общие мероприятия, которые должен осуществить любой работодатель. На практике количество «кадровых» мероприятий гораздо больше (например, проведение различных инструктажей, начисление и выплата различных пособий, предоставление учебных отпусков и др.). Кроме того, приведенная процедура увольнения соответствует процедуре расторжения трудового договора по инициативе работника (собственное желание). При увольнении по инициативе работодателя требуется составление документов, подтверждающих обоснованность увольнения.

Что нужно указывать в трудовом договоре?

 В трудовом договоре должны быть указаны следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключающих трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

• место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
• трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
• условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

При этом недостающие сведения, не включенные в трудовой договор при его заключении, вносятся непосредственно в текст договора. Недостающие условия (как обязательные, так и дополнительные), не включенные в трудовой договор при его заключении, определяются в приложении к трудовому договору либо отдельным соглашением к договору.

В трудовой договор можно включить дополнительные условия, например, условия об испытательном сроке, о предоставлении вне очереди места в дошкольном учреждении, о выделении земельного участка, об установлении испытательного срока при приеме на работу, о совмещении профессий (должностей), о дополнительных отпусках сверх отпусков, предусмотренных законодательством и коллективным договором и др.

! Если стороны включают в содержание конкретного договора дополнительные условия, то они автоматически становятся обязательными для их выполнения.

! Условия трудового договора не могут снижать уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Какие последствия могут возникнуть при признания гражданско-правового договора трудовым?

• Выявив, факты сокрытия за гражданско-правовыми договорами трудовых отношений, инспекция труда вправе потребовать от работодателя восстановить нарушенные права работника. Например, выплатить отпускные, командировочные, оплатить больничные и т.д.
• Инспектор, в свою очередь, может привлечь руководителя организации-нарушителя к административной ответственности за неисполнение предписания (ст.19.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
• К проверке работодателя могут быть привлечены специалисты Фонда социального страхования России. В таком случае будут проверены все гражданско-правовые договоры за трехлетний период.
• Если обнаружатся завуалированные трудовые отношения, с работодателя будут взысканы недоимка и пени по страховым взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, страховые взносы в ФСС, ПФ и ФОМС. Если гражданско-правовой договор будет признан трудовым, руководителю организации грозит штраф в размере от 500 до 5000 руб. (ст.5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Обязаны ли индивидуальные предприниматели вести кадровый учет?

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести кадровый документооборот. Видов документов, оформляющих кадровые отношения, очень много. Вот примерный перечень кадровых документов, которые должен подготовить работодатель:

1. Трудовые договоры.
2. Штатное расписание.
3. Табель учета рабочего времени.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.
5. График отпусков.
6. Личные карточки работников.
7. Приказы (о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, совмещении, применении дисциплинарного взыскания, поощрении).
8. Основания приказов (заявления, объяснительные).
9. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
10. Трудовые книжки.
11. Должностные инструкции.
12. Все документы, касающиеся выплаты заработной платы, отпускных, расчетов при увольнении.